Maahanmuuttopalveluiden asiakasrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hyvinvointipalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Huuhtanen Minna
Puh.040 193 5921
Sähköposti: minna.huuhtanen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Maahanmuuttajapalveluiden lakisääteisten palvelujen tuottaminen, toiminnan kehittäminen ja suunnittelu.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Lain säännös, johon henkilötietojen käsittely perustuu:

• Laki kotoutumisen edistämisestä 30.12.2010/1386
• Laki kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta sekä ihmiskaupan
  uhrin tunnistamisesta ja auttamisesta 17.6.2011/746

Rekisterin tietosisältö

Nimi, sukupuoli, henkilötunnus, UNCHR -rekisteröintitunnus, asiakasnumero, kansalaisuus, yhteystiedot, kotikunta, siviilisääty, perhesuhteet, asiakastapaamiset ja muut
asiakkuuteen liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, maistraatista, poliisilta, maahanmuuttovirastolta, ELY –keskukselta, TE-palveluilta ja Kansainväliseltä siirtolaisjärjestöltä (IOM).

Asiakkaan tietoja saadaan asiakkaan suostumukselle sosiaali- ja terveyspalveluita Utajärven kunnan alueella järjestävältä Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueelta (Pohde).

Varhaiskasvatuksessa ja perusopetuksessa olevien asiakkaiden tietoja saadaan asiakkaan suostumuksella Utajärven kunnan Kasvatuspalveluilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

• ELY – keskukselle
• Maahanmuuttovirastolle
• TE-toimistolle
• Kansainväliselle siirtolaisjärjestölle (IOM)
• alaikäisistä asiakkaista tietoja luovutetaan Utajärven kunnan Sivistyspalveluille varhaiskasvatukseen ja perusopetukseen.
• sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisen osalta tietoja voidaan luovuttaa Pohjois-pohjanmaan hyvinvointialueelle, joka tuottaa sosiaali-, terveys- ja pelastuspalvelut Utajärven kunnan alueella.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Maahanmuuttotyön lähiarkisto
• Kunnan päätearkisto
• Walmu-järjestelmä

Manuaalinen aineisto:

• Säilytetään lukitussa kaapeissa.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Walmu-järjestelmän käyttö perustuu henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseen ja salasanaan.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Henkilötietoja sisältävät paperiversiona olevat tilastot, asiakaslistat ja muut tallenteet hävitetään tietoturvallisesti käyttötarkoituksen loputtua. Sähköiset asiakastiedot poistetaan käyttötarkoituksen päätyttyä.

Kotouttamiseen liittyvät asiakirjat säilytetään pysyvästi Arkistolaitoksen
päätöksellä AL/20064/07.01.01.03.01/2014.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme