Varhaiskasvatuspalveluiden rekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjät

Opetushallitus

Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetushallitus vastaa myös tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä. Opetushallitus vastaa tietovarannosta tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta. Opetushallitus vastaa myös rekisteröidyn oikeuksista sekä ilmoitusvelvollisuudesta.

Utajärven kunta

Utajärven kunta, Kasvatuspalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Varhaiskasvatustoimija vastaa tallentamiensa tietojen osalta niiden sisällöstä, ajantasaisuudesta ja virheettömyydestä sekä muista rekisterinpitäjän velvollisuuksista, joita ei Varhaiskasvatuslaissa säädetä Opetushallituksen velvollisuudeksi.

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Opetushallitus

Palvelun omistaja: Petteri Kallio, kirjaamo(at)oph.fi, puh. 029 533 1000 (vaihde)
Tietosuojavastaava: Jyrki Tuohela, tietosuoja(at)oph.fi, puh. 029 533 1000 (vaihde)

Utajärven kunta

Valkonen Sanna
Puh: 050 5213 748
Sähköposti: sanna.valkonen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa:

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Vardaa käytetään varhaiskasvatustietojen kokoamiseen, käsittelyyn ja tietojen luovuttamiseen. Keskitetty tietovaranto turvaa varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuuden ja luotettavuuden ja edistää tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja varhaiskasvatuksen kehittämistä.

Viranomaiset voivat käyttää Vardaan tallennettuja tietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Käsittely perustuu Opetushallituksen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen:

Rekisterin tietosisältö

Varda sisältää tietoja varhaiskasvatuksen piirissä olevista lapsista, heidän huoltajistaan, varhaiskasvatuksen henkilöstöstä, perhepäivähoitajista, ryhmäperhepäivähoitajista sekä sellaisista henkilöistä, joilla on käyttöoikeus Varda-palveluun.

Varda sisältää henkilöiden yleistietoja sekä varhaiskasvatukseen tai varhaiskasvatuksen työsuhteeseen liittyviä tietoja. Vardan käytöstä kerätään lokitietoja.

Yleistiedot

• nimi
• oppijanumero
• henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto
• kansalaisuus
• sukupuoli
• äidinkieli
• tarpeelliset yhteystiedot

Varhaiskasvatustiedot

• toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
• varhaiskasvatushakemuksen toimittamispäivämäärä
• varhaiskasvatuspäätöksen tai -sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
• varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
• tieto siitä, järjestetäänkö varhaiskasvatus vuorohoitona
• varhaiskasvatuksen järjestämismuoto
• varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo
• varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
• maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä

Huoltajuussuhteen tiedot

• varhaiskasvatuksessa olevan lapsen huoltajat
• huoltajuussuhde
• huoltajuussuhteen voimassaolo

Varhaiskasvatuksen työntekijää koskevat tiedot

• toimipaikat ja työtehtävä
• henkilön työsuhde sekä henkilön työaika
• kelpoisuuden antava tutkinto

Vardan käyttöoikeuksien haltijoiden tiedot

• käyttäjätunnus
• salasana
• lokitiedot
• asiointikieli
• käyttöoikeudet

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan varhaiskasvatustoimijalta, henkilöltä itseltään ja Digi- ja väestötietovirastosta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Opetushallitus luovuttaa tietoja laissa määritellyissä tapauksissa:

• Lasten tietoja luovutetaan Kansaneläkelaitokselle.
• Toimijoiden, toimipaikkojen, lasten, huoltajien ja henkilöstön tietoja luovutetaan Tilastokeskukselle ja Opetushallinnon tilastopalvelu Vipuseen.
• Työntekijöiden ja toimipaikkojen tiedot sekä lasten lukumäärätiedot luovutetaan Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle Karville.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Yhteisrekisterinpitäjät pääsevät käsittelemään rekisterin sisältämiä henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja säilytetään Amazon Web Services- palveluntarjoajan konesaleissa EU-alueella. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Varda-tietojärjestelmä
• Opetushallitus varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat. Vardassa oleviin tietoihin annetaan käyttöoikeus vain sellaisille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytysajat perustuvat lakiin.

Lasta ja lapsen huoltajia koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Varhaiskasvatuksen henkilöstöä koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona henkilön työsuhde varhaiskasvatuksen tehtävissä päättyi.

Varhaiskasvatuksen järjestäjää ja tuottajaa koskevat tiedot (kuten perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäivähoitajat) säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona varhaiskasvatuksen järjestäjän tai tuottajan toiminta lakkasi.

Virkailijoiden käyttöoikeuteen liittyviä tietoja säilytetään käyttöoikeuden voimassaolon ajan.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Lokitietorekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta niiden syntymisestä.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain tai arkistoidaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus omiin tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja päästä näkemään hänestä tallennetut henkilötiedot (15 artikla). Henkilön oikeus saada tietoja nähtäväksi koskee hänen omia tietojaan tai sen henkilön tietoja, jonka laillinen edustaja hän on.

Rekisteröity näkee hänestä tallennetut tiedot OmaOpintopolku.fi-palvelussa. Lisäksi hän voi pyytää tiedot henkilötietojensa käsittelystä Opetushallitukselta.

Pyynnön voi tehdä rekisteritietojen tarkastuslomakkeella.

Oikeus korjata virheelliset tiedot

Oikaisupyyntö tehdään ensisijaisesti sille varhaiskasvatustoimijalle, joka on tallentanut kyseiset tiedot. Varhaiskasvatustoimijan yhteystieto löytyy OmaOpintopolku.fi -palvelusta. Varhaiskasvatustoimija antaa tarkemmat ohjeet oikaisupyynnöstä. Oikaisupyynnön voi tehdä myös Opetushallitukselle, joka ohjaa sen edelleen oikealle taholle.

Oikaisupyynnön voi tehdä Opetushallitukselle rekisteritietojen korjauslomakkeella.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Henkilötietojen käsittely Vardassa perustuu lakiin. Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilastotarkoituksessa

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Henkilötietojen käsittelyn vastustamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa eikä profiloinnissa.