Kirjanpito- ja laskutusrekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Hallintopalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markkola Anita
Puh. 050 444 1184
Sähköposti: anita.markkola@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriä ylläpidetään laskujen, maksuosoitusten ja korvaushakemusten lähettämisen ja vastaanottamisen mahdollistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn laillinen perusta

Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää asiakastietoja yksityishenkilöistä ja yrityksistä:

• nimi
• osoite
• pankkitilin numero
• henkilö -tai y-tunnus

Säännönmukaiset tietolähteet

• Asiakas itse
• Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ
• Sisäisesti organisaation hallintokunnilta

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Valmiit asiakirjat toimitetaan myynti- ja ostoreskontrapalvelua tuottavalle taholle, Valtion organisaatioille, ELY, KEHA tai Pohjois-Pohjanmaan liitolle.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Taloushallinnon lähiarkistot
• Utajärven kunnan päätearkisto
• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä
• Organisaation sisäiset verkkojaot

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

• Therefore -dokumentinhallintajärjestelmä on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Sisällön käyttöä rajoitetaan oikeusryhmittelyin. Järjestelmä on suljetussa tietoverkossa.
• Organisaation sisäiset verkkojaot ovat suljetussa tietoliikenneverkossa, ja pääsyoikeudet määritellään henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen kautta.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme