Varhaiskasvatuspalveluiden rekisteri

Tietosuojaseloste
EU:n tietosuoja-asetus (2016/679) ja Tietosuojalaki 1050/2018

Rekisterinpitäjä

Utajärven kunta, Kasvatuspalvelut
Vanhatie 1, 91600 Utajärvi
sähköposti: kirjaamo@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Valkonen Sanna
Puh: 050 5213 748
Sähköposti: sanna.valkonen@utajarvi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa tietosuoja-asioissa

Tietosuojavastaava
Joni Vitikka
040 829 2275
joni.vitikka@utajarvi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään varhaiskasvatuspalvelujen järjestämistä varten.

• Varhaiskasvatuksen hakemusten käsittelyssä
• paikan myöntämisessä, päätöksessä ja tiedoksiannossa
• asiakaslaskutuksessa
• kasvun ja oppimisen tuen järjestämisessä
• varhaiskasvatuksen lapsisuhteeseen liittyvien tehtävien hoito
• rekisterin perusteella luovutetaan lakisääteiset lapsimäärätiedot
• rekisteristä tuotetaan tilastoja Utajärven kunnan käyttöön. Tilastoinnissa tietoja käsitellään ilman tunnisteita

Henkilötietojen käsittelyn perustana on lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla, kohta 1c (2016/679)
• Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• Asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
• Lastensuojelulaki (417/2007)
• Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
• Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
• Henkilötietolaki (523/1999)

Rekisterin tietosisältö

• Lapsen nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, asiointikieli, tieto mahdollisesta turvakiellosta
• Huoltajien nimi- ja yhteystiedot
• Huoltajien työpaikan yhteystiedot
• Muiden lapsen kanssa yhteistaloudessa elävien henkilöiden tiedot
• Sisarusten nimet
• Palvelun tarve
• Hakemustiedot
• Varhaiskasvatuksen sijoituspäätös
• Hoitopaikka- ja hoidon laajuustiedot
• Tieto varhaiskasvatuspaikan vastaanottamisesta ja paikan irtisanomisesta
• Palvelusopimus
• Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma
• Lapsen hoidon järjestämiseksi tarpeelliset terveystiedot
• Kuljetuspäätös
• Lapsen läsnä- ja poissaolotiedot
• Varhaiskasvatukselliset tukitoimet
• Henkilökunnan havainnointilomakkeelle tekemät kirjaukset lapsen kehityksestä
• Kuvaus lapsesta varhaiskasvatuksessa yhteistyötahoja varten
• Asiakasmaksuihin liittyvät tiedot
• Muita varhaiskasvatuksen järjestämisen kannalta tarpeellisia tietoja

Säännönmukaiset tietolähteet

• Lapsen huoltajat
• Varhaiskasvatuksen työntekijät
• Muut moniammatillisen yhteistyöverkoston työntekijät
• Asiakastiedot päivitetään digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Varhaiskasvatuksen tiedot ovat salassa pidettäviä. Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille. Tietoja käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu asiakas- ja hoitosuhteen päätyttyä.

Salassapidettäviä tietoja voidaan luovuttaa toisen kunnan varhaiskasvatukseen vain poikkeuksellisesti siinä tapauksessa, että annettava tieto on välttämättömän esimerkiksi hoidon, huollon tai koulutuksen järjestämiseksi tai toteuttamiseksi ja jos ko. tietoon tarpeen lapsen edun vuoksi. Yksityiselle palveluntuottajalle tietoja voidaan antaa vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä hoidon tai huollon toteuttamiseksi tai muusta tähän rinnastettavasta syystä (sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 17 §).

Varhaiskasvatuksesta voidaan perusopetuslain 41 §:n nojalla luovuttaa esiopetukseen sellaisia lasta koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä lapsen asianmukaisen esiopetuksen järjestämiseksi.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Opetushallituksen ylläpitämään kansalliseen Varda varhaiskasvatuksen tietovarantoon. Varhaiskasvatuksen tietovarannosta määrätään
varhaiskasvatuslaissa (540/2018).

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Poikkeuksena tähän on, jos asennat DaisyFamily-sovelluksen mobiililaitteeseesi. DaisyFamily-sovellus käyttää Googlen firebase palveluja huomautusten lähettämiseksi push-viesteinä puhelimeesi. Kun push-viestit ovat käytössä, laitteesi käyttämä IP-osoite siirtyy Googlelle ja se saatetaan tallentaa myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Asiakastietoa ei siirretä tässä tiedonsiirrossa, ainoastaan push-viestien vastaanottamiseen käytettävän mobiililaitteen IP-osoite. Voit myös estää push-viestien käytön sovelluksen asetuksista.

Voit halutessasi käyttää DaisyFamilyä myös www-sivuilta, jolloin Googlen firebase palvelut ei ole käytössä, mutta huomioithan, että tällöin et voi saada Daisy huomautuksia push-viesteinä puhelimeesi.

Rekisteröinnin aikana laitteesi käyttämä IP-osoite saatetaan lähettää Googlelle ja se saatetaan tallentaa myös EU-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

• Visma InSchool
• Daisy
• Google for Education on Googlen kehittämä ratkaisukokonaisuus opiskeluun.
  Sen alle kytkeytyvät G Suite for Education -sovellukset ja Chrome-laitteet.
• Varhaiskasvatuksen lähiarkisto
• Utajärven kunnan päätearkisto

Manuaalinen aineisto:

• Manuaalinen aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Tietojärjestelmissä käsiteltävät tiedot:

Visma InSchool

• Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Daisy

• Käyttöliittymä ja tietokanta on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
• Käyttäjäoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Google for Education

• Käyttäjäoikeudet perustuvat käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan.

Rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen

Tietojen säilytyksessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä Utajärven kunnan arkistointisuunnitelmaa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät Utajärven kunnan internet sivuilta, osoitteesta: https://www.utajarvi.fi/sivu/fi/tietosuojakaytantomme